Een zakelijke mail die gelezen wordt: zet dit bovenaan

Een zakelijke mail wordt gelezen en beantwoord als de lezer in de onderwerpregel en de eerste zin ziet wat je van hem verwacht en tegen wanneer. Zet je vraag dus bovenaan. De uitleg komt daarna, kort, en alleen voor wie ze nodig heeft.

Waarom je vraag onderaan verdwijnt

We schrijven mails zoals we een gesprek voeren: eerst de aanleiding, dan de context, en pas op het einde de vraag. In een gesprek werkt dat, omdat de ander luistert tot je klaar bent. Een mail wordt anders gelezen. De lezer ziet de onderwerpregel en de eerste regels in zijn inbox, en beslist dan of hij nu leest, later leest of niet leest.

Staat je vraag in de laatste alinea, dan ziet hij ze pas als hij helemaal doorleest. Wie haast heeft, mist ze.

De onderwerpregel is je samenvatting

Een onderwerpregel als “Planning” of “Vraag” zegt niets. Schrijf er de actie en, als die er is, de deadline in.

Voorbeeld (verzonnen):

• Voor: Opleiding
• Na: Graag je keuze tegen 15/11: datum voor de schrijftraining

De eerste zin is je vraag

Begin met wat je van de lezer nodig hebt. Wil je een beslissing, een document of een datum, vraag dat dan in de eerste zin. Wil je alleen informeren, zeg dan in de eerste zin wat er verandert en voor wie.

Voorbeeld (verzonnen):

• Voor: Zoals je weet, zijn we sinds enkele maanden bezig met het herwerken van onze interne opleidingen. Na overleg met de verschillende afdelingen hebben we nu een aantal mogelijke data. Zou je kunnen laten weten welke datum je voorkeur heeft?
• Na: Kan je tegen 15 november laten weten welke datum je verkiest voor de schrijftraining: 3 of 10 december? Beide data passen in de planning van de afdelingen.

Eén mail, één vraag

Stel je drie vragen in één mail, dan krijg je vaak maar op één ervan antwoord. Heb je echt meer vragen, nummer ze dan. Dan kan de lezer per nummer antwoorden en zie je meteen wat nog openstaat.

Maak hem scanbaar

• Houd alinea’s kort: twee of drie zinnen.
• Gebruik een opsomming als je meerdere punten hebt.
• Zet een datum of bedrag uit in de tekst, niet verstopt in een bijzin.
• Sluit af met de volgende stap, niet met een algemene groet als enige afsluiter.

Schrijf je naar een groep?

Een mail aan meerdere mensen wordt verschillend gelezen. Sommigen willen alleen weten wat ze moeten doen. Anderen willen de achtergrond. Nog anderen willen weten bij wie ze met vragen terechtkunnen. Zet de actie bovenaan, de achtergrond eronder, en eindig met een naam en een telefoonnummer. Zo vindt iedereen zijn deel zonder de hele mail te moeten ontcijferen.

Checklist voor je volgende mail

• Zegt de onderwerpregel wat je vraagt en tegen wanneer?
• Staat je vraag in de eerste zin?
• Stel je maar één vraag, of heb je ze genummerd?
• Kan de lezer de mail in tien seconden scannen?
• Weet de lezer wat de volgende stap is?

Oefenen met je eigen mails

In de module bedrijfsteksten, brieven en mails van de incompany schrijftraining werken we met mails die je team echt verstuurde. Zo zie je meteen wat er anders kan in je eigen inbox.