Een adviesrapport schrijven dat de directie echt leest
Een adviesrapport wordt gelezen als de beslisser op de eerste pagina vindt wat hij moet beslissen, waarom, en wat het kost. Zet je advies dus vooraan, niet je methode. De onderbouwing komt daarna, en de details gaan naar de bijlage.
Waarom goede rapporten ongelezen blijven
De meeste adviesrapporten zijn inhoudelijk sterk. Ze worden geschreven door mensen die hun vak kennen, die grondig onderzocht hebben en die alles willen verantwoorden. Daardoor volgen ze de volgorde van hun eigen werk: aanleiding, methode, analyse, bevindingen en pas op het einde de aanbeveling.
Voor de schrijver is dat logisch. Voor de lezer niet. Een directielid opent het rapport met een vraag: wat moet ik beslissen? Moet hij daarvoor tot pagina twaalf bladeren, dan leest hij diagonaal, belt hij je op of schuift hij de beslissing door.
Draai de volgorde om
Begin met wat de lezer nodig heeft om te beslissen. Een bruikbare eerste pagina beantwoordt vier vragen:
- Wat raad je aan? In één of twee zinnen.
- Waarom? De twee of drie belangrijkste argumenten.
- Wat kost het en wat levert het op? Geld, tijd, risico.
- Wat moet er nu gebeuren? Wie beslist wat, tegen wanneer.
Daarna volgt de onderbouwing, per argument. De methode, ruwe cijfers en volledige tabellen gaan naar de bijlage. Wie ze wil controleren, vindt ze daar. Wie ze niet nodig heeft, wordt er niet door opgehouden.
Schrijf koppen die iets zeggen
Koppen als “Analyse” of “Bevindingen” vertellen de lezer alleen waar hij is, niet wat hij er leert. Schrijf koppen die de conclusie van de sectie bevatten. Wie alleen de koppen leest, kent dan de kern van je rapport.
Voorbeeld (verzonnen):
- Voor: Analyse van de huidige werking
- Na: De huidige planning kost twee dagen per maand aan dubbel werk
Eén alinea, één punt
Begin elke alinea met de zin die het punt maakt. De rest van de alinea onderbouwt die zin. Zo kan een lezer de eerste zin van elke alinea lezen en toch het betoog volgen. Merk je dat een alinea twee punten maakt, splits haar dan.
Denk aan meer dan één soort lezer
Een rapport heeft zelden één lezer. De directeur wil de conclusie. De financieel verantwoordelijke wil cijfers en bronnen. Een collega uit de werkvloer wil weten wat het voor zijn team betekent. Iemand anders wordt pas overtuigd door een concreet voorbeeld.
Je hoeft niet voor elk van hen een apart rapport te schrijven. Geef elke lezer wel een eigen ingang: de samenvatting voor wie snel beslist, de bijlage voor wie wil controleren, een voorbeeld voor wie het wil zien, en een duidelijke contactpersoon en gevolgen voor wie wil weten wat er verandert.
Checklist voor je volgende rapport
- Staat je advies op de eerste pagina, in twee zinnen?
- Weet de lezer na pagina één wat hij moet beslissen en tegen wanneer?
- Zegt elke kop wat de sectie concludeert?
- Begint elke alinea met haar punt?
- Staan methode en detailtabellen in de bijlage?
- Staat er een naam bij wie de lezer met vragen terechtkan?
Leren schrijven met je eigen rapporten
In de module rapporten en adviesrapporten van de incompany schrijftraining werken we met rapporten die je team zelf schreef. Ik herschrijf er vooraf drie, zodat deelnemers zien hoe hun eigen tekst anders kan.